Yrityksen tarvitsema talousinformaatio

Yrityksen eri sidosryhmät: omistajat, johto, verottaja, pankit ja muut rahoittajat ja yrityksen henkilöstö tarvitsevat tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta kukin omaan tarkoitukseensa.

Lakisääteisen, kirjanpitolain edellyttämän talousinformaation lisäksi yrityksen operatiivinen johto, joka hyvin usein on samalla yrityksen omistaja, tarvitsee yksityiskohtaisempaa tietoa ja eri tavalla strukturoitua taloustietoa yrityksestään. Artikkelissaan ”Laskentainformaation laatuominaisuudet” (www.lasmak.com, 6.10.2001) ekonomi Lassi Mäkinen toteaa, että yritysjohto tarvitsee tietoa yrityksen:

·         kannattavuudesta

·         maksuvalmiudesta

·         vakavaraisuudesta

”Yritysjohto tarvitsee informaatiota, miten yrityksellä menee, onko kassassa riittävästi rahaa ja onko yrityksellä tarpeeksi omarahoitusta kasvutarpeiden toteuttamiseen ja riskitilanteista selviämiseen.” Mäkinen kirjoittaa.

Talousinformaation aikaominaisuudet

Talousinformaation käyttökelpoisuus riippuu hyvin keskeisesti siitä, miten nopeasti informaatio on tuotettu sen syntyhetkestä lähtien.  Mäkinen toteaa:

”Laskentainformaation tuoreus tarkoittaa sitä, että yrityksen johdon käytettävissä oleva viimeisin informaatio on tuotettu mahdollisimman lähellä nykyhetkeä syntyneistä tapahtumista.”

Hyvin usein suomalaisessa tilitoimistoympäristössä toimitaan siten, että tuorein yrityksen saama talousinformaatio on vähintään puolitoista kuukautta vanhaa. Tämä johtuu tilitoimistojen korostuneesta tarpeesta palvella verottajaa eikä yrittäjää. Verottajallehan riittää, että alv-ilmoitus toimitetaan puolentoista kuukauden kuluttua ko.kuukauden päättymisestä. Näin ollen tieto on itse asiassa jo yli kaksi kuukautta vanhaa jos asiaa tarkastellaan ko.kuukauden alusta lukien.

Yrityksen johto tarvitsee talousinformaatiota huomattavasti nopammin kuin verottaja voidaakseen tehdä yritystä koskevia päätöksiä mahdollisimman nopeasti ja havaitakseen yritystä uhkaavat riskit aikaisessa vaiheessa. Mäkinen toteaa: ”Päätökset tehdään tulevaisuutta varten, sillä menneisyyteen ei voi enää vaikuttaa. Tulevaisuutta on analysoitava järjestelmällisesti eikä vain peukalotuntumalla.”

Yritysjohto tarvitsee siis tietoa toteutuneesta mahdollisimman nopeasti liiketapahtumien synnyttyä. Lisäksi johto tarvitsee tietoa yrityksen tulevaisuuden kehityksestä eli ns. tulevaisuuskirjanpidon tietoja.

 Asiakkaat sekä tuotteet ja palvelut

Yritys toimii markkinoilla tuottaakseen asiakkailleen tuotteita ja palveluita. Kaikki yritykset toteuttavat tätä samaa periaatetta riippumatta siitä, mikä niiden toimiala on. Jos yrityksellä ei ole asiakkaita tai jos sillä ei ole tuotteita tai palveluita mitä myydä asiakkailleen, ei se voi kovin pitkään toimia. Markkinatalousympäristölle on ominaista, että yrityksellä on kilpailijoita. Voidakseen toimia tehokkaasti ja voidakseen jatkuvasti parantaa toimintaansa verrattuna kilpailijoihinsa yritys tarvitsee laskentatietoa asiakkaistaan ja tuotteistaan. Yrityksen laskentainformaatioksi ei siis riitä tavanomainen summattu tuloslaskelma- ja taseinformaatio, vaan tarvitaan asiakas- ja tuote (palvelu) –kohtaista laskentaa. Vaatimus asiakas- ja tuotekohtaisen laskennan välttämättömyydestä koskee kaiken kokoisia yrityksiä, ei vain suuria yrityksiä.

Maksuvalmius

Voidakseen selvitä päivittäisestä laskujen ja muiden menojen kuten palkkojen, verojen jne. maksuista, yrityksen johto tarvitsee tietoa yrityksen kassavirroista. Tietoa kassavirroista tarvitaan etenkin kun suunnitellaan investointeja. Tulevat kassavirrat vaikuttavat siihen, mihin ajankohtaan investointi ajoitetaan ja millä se rahoitetaan.

Yrityksen maksuvalmius edellyttää siis ennen kaikkea tietoa yrityksen tulevaisuudesta:

·         lähipäivät ja -viikot (1-4 viikkoa)

·         lähikuukaudet (1-6 kuukatta)

·         lähivuodet (1-3 vuotta)

 Yritysjohdon A4

Yritysjohdon pitää saada mahdollisimman nopeasti yhdellä silmäyksellä kuva yrityksen taloustilanteesta. Tämän vuoksi yrityksen johdolle pitää tuottaa kuukausittain ns. yritysjohdon A4, johon on koottu keskeisimmät talousluvut.

 Sähköinen taloushallinto

Jotta yrityksen johdon tarvitsema talousinformaatio pystytään tuottamaan mahdollisimman kustannustehokkaasti ja mahdollisimman nopeasti, tarvitaan sen tuottamiseen sähköistä taloushallintoa.

Sähköisen taloushallinnon avulla voidaan tehostaa myös yrityksen toimintaprosesseja ja asiakaspalvelua.

Sähköisen taloushallinnon toimintaidea on mahdollisimman pitkälle viety automatisointi sekä tiliöintien syntyminen alkulähteillään. Keinoja automatisoida kirjanpitoa on useita.

Sähköinen taloushallinto hyödyntää verkkolaskutusta eli sähköiseen taloushallintojärjestelmään voidaan vastaanottaa ja sieltä voidaan lähettää verkkolaskuja.

Tutkimuksissa on todettu, että sähköisen taloushallinnon avulla yritys voi tehostaa taloushallinnon prosessejaan 40-80%. Tämä toiminnan tehostamismahdollisuus koskee myös kaikkein pienimpiä, ns. yhden miehen tai naisen firmoja.

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa sähköiset viranomaisilmoitukset.

Ilman sähköistä taloushallintoa on vaikea päästä edellä olevassa taulukossa esitettyyn raportointiaikatauluun. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa tilinpäätöksen nopean valmistumisen. Tavoitteena on pidettävä sitä, että tilinpäätös on valmis viimeistään viikon kuluttua tilinpäätöspäivästä.

Vaikka sähköinen taloushallinto sisältää selkeästi toisistaan erotettavia erityispiirteitä, on se kuitenkin yhtenäinen, integroitu, mahdollisimman yksinkertaiseksi rakennettu kokonaisuus, jonka käyttö on helpompaa kuin perinteisen taloushallintojärjestelmän.  Sähköinen taloushallinto edellyttää luonnollisesti perehtymistä, mutta palkitsee yrityksen ja sen johdon hyvin nopeasti toiminnan tehostumisena ja kustannussäästöinä.